Der Arbeitstag lief gut, eigentlich sollte man jetzt entspannt in den wohlverdienten Feierabend gehen und trotzdem bleibt da dieses Gefühl, dass man doch gerne mehr erledigt bekommen hätte. Aber wo soll man Zeit einsparen? Und hilft Technik da wirklich? Wir stellen euch heute unsere Top 5 Tools die Euren Arbeitsalltag vereinfachen, vor.
KeePass
Passwörter abspeichern ohne sie als Notizzettel irgendwo in der Kramschublade liegen zu haben, das geht?
Inzwischen ist fast alles passwortgeschützt und durch die steigende Anzahl der Software Tools die man so tagtäglich nutzt, steigt eben auch die Anzahl der notwendigen Passwörter. Um nicht für jedes Programm das gleiche Passwort zu nutzen, benutzen wir KeePass.
KeePass ist ein Tool welches das simple Abspeichern Eurer Passwörter ermöglicht, so dass Ihr Euch diese nicht jedes Mal merken müsst. KeePass-Password-Safe ist ein Programm zur Kennwortverwaltung, welches unter den Bedingungen der GNU General Public License zu erwerben ist. KeePass verschlüsselt eine komplette Datenbank, die außer Passwörter, auch Benutzernamen und ähnliches enthalten kann.
Sobald Ihr ein Master Passwort festgelegt habt (dieses Schütz Eure Passwörter vor Fremdzugriff durch andere Nutzer) könnt Ihr mit der Eintragung beginnen. Hierzu tragt Ihr einfach in das entsprechende Feld die zugehörigen Daten ein und schon habt Ihr Euren ersten Eintrag erstellt. Wenn Ihr euer Passwort jetzt erneut eingeben müsst, könnt ihr dieses mit der Hilfe eines Buttons ganz einfach automatisch einfügen lassen.
Des Weiteren steht KeePass in mehr als 40 Sprachen zur Verfügung. Leider sind aber nicht alle KeePass Versionen mit allen Sprachdateien kompatibel. Die erforderliche Sprachdatei (Englisch ist als Standard ausgewählt) muss daher noch zusätzlich heruntergeladen werden.
KeePass:
- ist weltweit nutzbar (40 Sprachen stehen zur Verfügung)
- ein sicherer Ort für eure Passwörter und Daten
- spart euch Zeit
- ist kostenlos
kiroku
Gibt es eine Möglichkeit, wie ich mir den Ärger bei der Dokumentenerstellung ersparen kann?
Jeden Tag erstellen wir eine Menge an Dokumenten, auch wenn wir das gar nicht mehr so bewusst mitbekommen. E-Mails, Notizen, Rechnungen, Angebote gehören für viele zum Arbeitsalltag. Leider frisst das auch viel Zeit.
Mit kiroku ist die automatische Dokumentenerstellung möglich. Ob eine druckfertige Rechnung im PDF Format, Vorlagen für HTML Formate oder ähnliches, mit kiroku wird die Erstellung von Dokumenten deutlich vereinfacht.
Mit kiroku können Dokumente in Sekunden automatisch erstellt werden. So müsst Ihr zum Beispiel bei einem Geschäftsbrief nur noch das Layout auswählen und anschließend den Text schreiben. Alternativ könnt Ihr auch Textblöcke benutzen, falls man oft sich wiederholende Texte schreiben muss.
Durch das Vermeiden von Medienbrüchen arbeitet kiroku komplett fehlerfrei, also ist endlich Schluss mit Tippfehlern oder Verschiebungen im Layout. Mit dem flexiblen Vorlagen- und Designsystem sind Änderungen am Corperate Design bei Bedarf mit einem Klick möglich. Außerdem passt sich die Software nahtlos in die DSVGO konforme Umgebung ein. Weitere Zeit kann mit kiroku bei der Massendruckerstellung eingespart werden. So können mit kiroku zum Beispiel dreiseitige PDF Dokumente in unter 200ms erstellt werden.
Eine Formularvorlage gibt es kostenfrei, für Preise müsst Ihr eine Anfrage senden.
kiroku:
- macht Schluss mit Medienbrüchen und Verschiebungen
- passt sich in die DSGVO konforme Umgebung ein
- ermöglicht euch Massendruckerstellung mit nur einem Knopfdruck
- spart euch Zeit und Mühe
Conceptboard
Im Homeoffice trotzdem dabei sein?
Mit Conceptboard habt Ihr die Möglichkeit, in Echtzeit als Team zusammenzuarbeiten, ohne, dass Ihr im selben Raum sein müsst. Das heißt, alle Inhalte, die für ein Projekt relevant sind, werden an einem Ort gesammelt und stehen jedem Teammitglied zur Verfügung. Durch die Kommentarfunktion ist ein schnelles Feedback möglich. Ebenso kann jeder Nutzer mit Hilfe des Live-Pointers zeigen worüber er gerade spricht oder woran genau er gerade arbeitet. Zusätzlich sind Videokonferenzen mit Conceptboard möglich, das trägt zum schnellen und direkten Austausch bei.
Conceptboard erleichtert die Arbeit an gemeinsamen Projekten enorm. Teammitgliedern können Aufgaben zugewiesen werden und sobald ein Kommentar für Euch geschrieben wurde oder Ihr eine E-Mail erhalten habt werdet Ihr Benachrichtigt.
Conceptboard:
- hilft euch bei der Organisation eurer Arbeit
- schafft Transparenz für andere Mitglieder in eurem Projekt
- spart euch Zeit, da ihr euch schnell austauschen könnt
- ist kostenlos
Evernote
Schnell und simpel Notizen erstellen?
Mit Evernote könnt Ihr Eure Gedanken schnell und unkompliziert auf Eurem Computer festhalten. Neben kurzen To-Do-Listen ist es ebenso möglich längere Texte direkt in Evernote zu erstellen.
Mit Evernote könnt Ihr außerdem Artikel aus dem Internet ausschneiden und diese zu Euren Notizen hinzufügen. Ebenso könnt Ihr auch eigene Bilder ergänzen.
Evernote ist auch in einer weiteren Version verfügbar. Diese Version eignet sich aber eher für Arbeitsteams.
Sie unterscheidet sich darin, dass alle Notizen an einem Ort gebündelt online festgehalten werden, den alle Mitglieder aus dem Arbeitsteam einsehen können.
Des Weiteren ist es möglich, Unterhaltungen mit anderen Teammitgliedern zu beginnen. Ähnlich wie in einem Chat können die Mitglieder/Teilnehmer unkompliziert und schnell miteinander kommunizieren. Dies unterscheidet sich vom klassischen E-Mail-Verkehr, da dieser oftmals nur sehr langsam zu einem Ergebnis führt.
Evernote:
- kann euch helfen Notizen schnell und unkompliziert zu erstellen
- hilft euch bei der Organisation durch die integrierte Chat Funktion
- macht eure Notizen Transparent für andere
- spart euch Zeit
- ist kostenlos
GoToMeeting
Was tun, wenn man mal nicht im Büro ist und trotzdem an Meetings teilnehmen muss? Oder ein Kundentermin kurzfristig im Ausland oder einer weiter entfernten Stadt stattfinden soll?
Mit GoToMeeting könnt Ihr Euer Meeting nach Hause verlegen ohne euch dabei einzuschränken. Ihr könnt mithilfe eines Einladungslinks dem Meeting beitreten oder selbst eins erstellen. Des Weiteren ist euer Meeting verschlüsselt, daher kann keiner auf Eure Unterhaltung zugreifen, außer die Person besitzt einen gültigen Einladungslink. Ihr könnt Eurem Meeting auch per Handy oder Tablet beitreten mit der GoToMeeting App. Ein zusätzliches Feature ist die Bildschirmübertragung, mit dieser könnt Ihr schnell und sicher Euren Bildschirm übertragen, egal ob vom Handy, Tablett oder Computer.
Ebenso ist eine Echtzeitaufzeichnung Eures Meetings möglich, so könnt Ihr zum späteren Zeitpunkt nochmal auf offene Punkte eingehen oder die Aufzeichnung weiterleiten.
Preise unter: www.gotomeeting.com
GoToMeeting:
-
erlaubt euch bei einem Meeting nicht an einen Ort gebunden zu sein
-
stellt eine verschlüsselte Verbindung her
-
könnt ihr auch auf dem Handy nutzen
-
kann euer Meeting in Echtzeit aufzeichnen und abspeichern
-
spart euch Zeit und schafft mehr Flexibilität
-
bietet eine 14 tägige Testversion (kein Zahlungsmittel benötigt)
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Mark Gorris
idesis GmbH
ÜBER DEN AUTOR
Mark absolviert ein Praktikum im Bereich Marketing und Vertrieb. Neben Neukunden-Akquise und ersten Erfahrungen im Web-Design hat Mark sich ausgiebig mit dem Verfassen von Blog-Artikeln auseinandergesetzt. Er fährt gerne Fahrrad und spielt Videospiele.