Deutschland, das Land der Bürokraten. In jedem Lebensbereich wird man in Deutschland mit Gesetzen und Richtlinien konfrontiert. Auch die Rechnungserstellung wird in Deutschland von gewissen Richtlinien und Gesetzen begleitet.
Aber, was ist überhaupt eine Rechnung?
Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen) ist eine Rechnung ein jedes Dokument, mithilfe dessen, eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dabei ist es irrelevant, wie dieses Dokument im Schriftverkehr bezeichnet wird. Leider können aufgrund der relativ strikten Gesetze immer wieder Probleme mit der korrekten Rechnungserstellung auftreten.
Im folgenden Artikel findet Ihr die 4 häufigsten Probleme mit der korrekten Erstellung von Rechnungen und welche Konsequenzen diese nach sich ziehen können. Außerdem findet Ihr Vorschläge, wie Ihr diesen Problemen direkt aus dem Weg gehen könnt.
1. Fortlaufende Rechnungsnummern
Eins der häufigsten Probleme bei der Rechnungserstellung ist die fortlaufende Rechnungsnummer. Häufig werden nämlich fortlaufende Rechnungsnummern vergessen oder sind nicht fortlaufend.
Was heißt das überhaupt? Nun ja, Rechnungen müssen eindeutig identifizierbar sein. Das bedeutet: jede Rechnung, die ein Unternehmen stellt, muss eine Kennnummer haben, mit der sie im Nachhinein einzigartig wird. Ohne diese Nummer könnte es theoretisch vorkommen, dass eine Rechnung sich nur im Datum unterscheidet, oder sich eben gar nicht unterscheidet. Dabei ist es im Übrigen nicht definiert, mit welcher Nummer die erste Rechnung versehen werden muss. Sowohl die Ziffer „1“ als auch die Zahl „1000000“ könnte die Nummer für die erste Rechnung sein. Des Weiteren sind auch Kombinationen aus Buchstaben oder Zahlen und Buchstaben erlaubt.
2. Übertragungsfehler
Das zweite Problem sind Übertragungsfehler. Wer viele Rechnungen händisch erstellen muss, der wird auf Dauer immer wieder Fehler machen. Gerade dann, wenn nicht mit Stammdaten gearbeitet wird und beispielsweise noch die Daten des Rechnungsempfängers händisch eingetragen werden müssen.
3. Berechnungsfehler
Genauso wie Übertragungsfehler können natürlich auch Berechnungsfehler bei händischer Rechnungserstellung immer wieder vorkommen. Gerade dann, wenn mit größeren Mengen, Rabatten, Skonto, etc. Gerechnet werden muss.
4. Rechtschreibfehler
Rechtschreibfehler kommen sicherlich nicht nur innerhalb der Rechnungserstellung vor, sind also kein besonders spezifisches Problem. Obwohl Rechtschreibfehler zwar keinen Effekt auf die Gültigkeit einer Rechnung haben, können sie trotzdem unprofessionell wirken und sich somit negativ auf die Außendarstellung des Unternehmens auswirken.
Eventuelle Konsequenzen
Im Gegensatz zu den Rechtschreibfehlern haben die drei anderen Fehler in der Rechnungserstellung allerdings weitreichendere Konsequenzen. Es besteht nämlich bei falscher Rechnungsadresse, nicht fortlaufender Rechnungsnummer oder falschen Beträgen die Gefahr, dass das Finanzamt diese Rechnungen nicht anerkennt. Falls dieser Fall eintritt, kann es sein, dass der Empfänger einer Leistung, keine Vorsteuer geltend machen kann. Das würde eventuelle Steuernachzahlungen nach sich ziehen. Zwar wird somit überraschenderweise nicht direkt dem Rechnungssteller geschadet, langfristig werden sich inkorrekte Rechnungen allerdings auf die Geschäftsbeziehungen und somit auch auf das eigene Geschäft auswirken.
Dementsprechend sollten beide Seiten besonders darauf achten, dass die erhaltene oder geschriebene Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
„Wer arbeitet, macht Fehler. Wer viel arbeitet, macht mehr Fehler. Nur wer die Hände in den Schoß legt, macht gar keine Fehler.“ Ist ein Zitat von Alfred Krupp. Die schlechte Nachricht ist, gleiches gilt auch für die Rechnungserstellung. Die gute Nachricht allerdings ist, dass es inzwischen Software gibt, die es uns erlaubt, die Hände in den Schoß zu legen.
Lösungen
In den meisten Fällen leisten sicherlich schon Excel und Word Abhilfe. Durch die eingebaute Rechtschreibkorrektur können zum Beispiel Texte ohne großen Aufwand auf inkorrekte Rechtschreibung geprüft werden. Außerdem gibt es online einige kostenfreie Rechtschreibprüfer, der Duden bietet sogar einen Online Service, der in der Vollversion Tipps zum Schreibstil bereitstellt. Währenddessen können Berechnungsfehler erstmal mit Excel aus dem Weg geschafft werden. Allerdings können weder Excel noch Word Hilfe bei Übertragungsfehlern oder der Prüfung doppelter Rechnungsnummern leisten. Und obwohl Excel selber keine Rechenfehler machen wird, müssen auch hier erstmal Formeln eingetragen werden.
Bei diesen Problematiken gibt es zum Glück inzwischen mehrere Software-Lösungen. Unter anderem gibt es kiroku. Mit kiroku können neben allen anderen relevanten Dokumenttypen auch Rechnungen schnell und unkompliziert erstellt werden. Gleichzeitig ist es mit kiroku ohne Probleme möglich, das Corporate Design auch in der Rechnungserstellung einzuhalten. Außerdem kann kiroku nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden, ohne das für eine neue Software direkt die gesamte Software Landschaft angepasst werden muss.
Im Übrigen kann kiroku Euch auch bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen unterstützen. Alle wichtigen Informationen zu diesem Thema findet Ihr im Artikel „Was ist überhaupt eine E-Rechnung?“.
Falls Ihr mehr über kiroku erfahren wollt, oder wissen wollt, wie Euer Dokument in kiroku umgesetzt werden kann, meldet Euch gerne bei uns oder schaut hier vorbei.
Beitragsbild – by Patrick Tomasso on Unsplash
Leonard
idesis GmbH
ÜBER DEN AUTOR
Leonard, ist seit 2018 mit der idesis verbunden und hat nach Abschluss seines Studiums in den Niederlanden den Aufgabenbereich Marketing und Vertrieb inne. Hier nutzt Er seine Kenntnisse, um neue Strukturen zu schaffen und Werte und Normen für die idesis GmbH positiv neu zu verpacken.
Es geht Ihm dabei um den richtigen Einsatz der Digitalisierung, einer modernen Marketingstrategie und Produktphilosophie, die die persönliche Wertschätzung unserer Kunden in den Mittelpunkt stellt.