Trennung von Inhalt, Struktur und Layout, das geht?

Man klickt auf Word, öffnet ein neues Dokument, schreibt den Text auf, den man im Kopf hatte, schaut, das die richtige Textgröße und die richtige Schriftart für Überschriften, Zwischenüberschriften und Fließtext eingestellt ist, die Farben alle stimmen, alle Logos und Fußzeilen richtig sitzen, geht sicher das alles an Ort und Stelle ist, alle Infos aktuell, dann wird es abgespeichert, als PDF exportiert und gedruckt oder direkt als Word verschickt. Eventuell wird es auch einfach an die Marketingabteilung weitergeleitet, die dann versucht das Ganze in die Webseite einzubauen. Im Optimalfall gibt es schon eine Vorlage, in der alles soweit definiert ist und man eigentlich nur noch los schreiben muss. Allerdings ist es damit meist nicht getan, denn bei herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen, verschieben sich Inhalte gerne mal. Also auch hier wieder kontrollieren und nachträglich Arbeit reinstecken. Eventuell wurde die Vorlage auch erneuert und auf dem eigenen Rechner ist eine alte Version gespeichert. Also neue Vorlage herunterladen und Informationen via Copy und Paste übertragen.

1. Viel Aufwand, aber warum?

2. Das Problem…

3. Ebenen trennen, Zeit, Aufwand und Kosten sparen

4. Was bringt das genau?

5. Die Vorteile auf einen Blick

Viel Aufwand, aber warum?

Wie kommt es, dass so eine Aufgabe, mal schnell ein Dokument zu erstellen, immer noch so aufwändig und fehleranfällig ist. Vermutlich liegt das daran, dass wir es gewöhnt sind, mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen auf drei verschiedenen Ebenen zu arbeiten, ohne es überhaupt zu bemerken. Wenn man möchte, kann man so ein .docx Dokument nämlich in drei Ebenen unterteilen.

• Es gibt die Ebene, in der definiert wird, welche Farben, Größen, Rahmen, Schriftarten, etc. Genutzt werden. Gemeinhin wird diese auch als Layout bezeichnet.
• Dann gibt es die Ebene, in der die Anordnung der Elemente definiert wird, die Struktur. Also wo kommen Fotos. Überschriften, Textblöcke, Absätze etc. hin.
• Zu guter Letzt gibt es die Ebene der Information, also die Ebene auf der definiert wird, was überhaupt drin steht in so einem Dokument. In den meisten Fällen der Text.

Das fertige Dokument ist somit die Kombination von Layout, Struktur und Text. Innerhalb von herkömmlicher Textverarbeitung muss es alle drei Ebenen geben, weil beim Wegfall von einer Ebene, die anderen beiden einfach nicht mehr funktionieren. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass jeder Mensch, der mit einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm seine Dokumente erstellt, sich immer wieder mit allen drei Ebenen auseinandersetzen muss. Deshalb auch der massive Aufwand für eine so alltägliche Aufgabe.

Das Problem…

Dabei ist nicht nur, dass es unheimlich aufwendig ist, ein Dokument zu erstellen. Das Problem ist viel mehr, dass der Aufwand sich auch nur ein einziges mal auszahlt. Wie schon gesagt, bei herkömmlicher Textverarbeitung, funktionieren alle Ebenen nur im Zusammenspiel miteinander. Dementsprechend ist es aufwendig bis unmöglich, eine der Ebenen aus so einem Dokument zu extrahieren und wiederzuverwenden. Am einfachsten ist es wahrscheinlich noch, die Information via Copy and Paste wiederzuverwenden, allerdings kopiert man auch hier manchmal das Layout und muss im Nachhinein wieder Fehler beheben.

Ebenen trennen, Zeit, Aufwand und Kosten sparen

Wenn man es weiß ist das Problem offensichtlich. Wir haben nur gelernt es als Standard zu akzeptieren. Die Lösung um Aufwand zu sparen, ist die Trennung der verschiedenen Dokumentebenen.

• Der Text oder die Information wird in einem beliebigen Datenformat abgespeichert, das es ermöglicht, die Daten wieder auszulesen.
• Das Layout wird unabhängig davon definiert. Schriftarten, Farben, Größen, Spalten, all das was für gewöhnlich nachträglich bearbeitet wird, wird als reine Information abgespeichert.
• Außerdem wird die Information zur Struktur definiert. Also wo steht was.

Wenn nun eine Person alle drei Definitionen hätte wäre Sie in der Lage daraus ein perfekt passendes Dokument zu erzeugen. Zum Glück kann genau dieser Schritt von Software übernommen werden.

Mit kiroku können diese Informationen sowohl getrennt erfasst, als auch nahtlos wieder zusammengeführt werden.

Was bringt das genau?

• Eine Quelle – mehrere Dokumente. Insbesondere wenn Informationen nicht nur für ein Dokument, sondern für mehrere Dokumente genutzt werden sollen, lohnt sich kiroku. Die Informationen müssen somit nicht neu aufbereitet werden, sondern können automatisch in verschiedene Formate gebracht werden. Keine Formfehler und keine Übertragungsfehler mehr. Das gilt für Layout, Struktur und die reine Information.
• Eine Änderung für alle Dokumente. Der Text ändert sich und wird in mehr als einem Dokument verwendet? Kein Problem. Einmal den Text erneuern und alle Dokumente in denen der Text vorkommt ändern sich automatisch. Gleiches gilt natürlich auch für eine Layout Änderung. Neues Corporate Design bedeutet also nicht automatisch, dass jedes einzelne Dokument erneuert werden soll. Das Layout oder die Struktur wird neu definiert und alle Dokumente passen sich automatisch an.
• Die automatische Erstellung von Dokumenten ist möglich. Informationen liegen vor, Struktur und Layout auch? Perfekt. Einmal auf den Knopf drücken und sofort wird das jeweilige Dokument erzeugt.
• Die Ausgabeformate sind frei wählbar. Manche Dokumente müssen sowohl als HTML sowie als PDF verfügbar sein. Mit der Trennung der drei Ebenen ist Multi Channel Publishing kein Problem mehr. 

Die Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis, dadurch, dass nichts mehr kopiert oder neu erstellt werden muss
• Zeitersparnis, durch den geringeren Aufwand für Aktualisierungen von Text oder Layout
• Informationen oder Daten können importiert werden, was automatische Dokumentenerstellung möglich macht
• Keine Übertragungsfehler
• Keine Formatfehler
• Integration in Bestandssystem

Falls Ihr Fragen zu kiroku habt, mehr Informationen braucht oder wissen wollt, wie wir Eure Dokumente mit kiroku umsetzen und Euch damit jede Menge Zeit sparen können, meldet euch gerne.