GoBD – welche Folgen und Möglichkeiten gibt es?

GoBD ist eine Abkürzung für den Begriff: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wenn Ihr jetzt denkt, das brauche ich doch gar nicht, irrt Ihr Euch leider, denn in der heutigen Zeit macht sich kaum jemand mehr die Mühe seine Buchhaltung händisch anzufertigen und Listen auf Papier zu erstellen. Das ist auch nicht mehr möglich, da mittlerweile die Meldung ans Finanzamt nur noch über Elster erfolgen kann. Elster ist ein 1996 gestartetes Projekt der deutschen Steuerverwaltungen aller Länder und des Bundes zur Abwicklung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass auch für Euch die Regeln der GoBD gelten und Ihr diese einhalten müsst.

1. Das solltet Ihr über GoBD wissen

2. Wieso ihr GoB und GoBD nicht verwechseln solltet

3. Diese Regeln sind bei der GoBD-Pflicht einzuhalten

4. Zeitnahe Buchungen, wie funktioniert das bei der GoBD?

5. Welche Formate dürfen bei den GoBD verwendet werden?

6. Achtung bei der Aufbewahrung einer E-Mail!

7. Gibt es Möglichkeiten das Ganze zu vereinfachen?

Das solltet Ihr über GoBD wissen

Das Bundeministerium für Finanzen hat die Grundsätze die in der GoBD verankert sind festgelegt. Damit ist dann wahrscheinlich auch klar wieso der Begriff, der hinter der Abkürzung steht so lange ist. Trotzdem haben diese Grundsätze einen ganz einfachen Hintergrund. Von Zeit zu Zeit wurde die Buchhaltung immer mehr digitalisiert und daher musste das Finanzministerium auf diese Entwicklung reagieren. Daher wurden Regeln für die digitale Buchführung in Form der GoBD erstellt. Das ist eigentlich auch nachvollziehbar, denn jeder der sich ein wenig mit digitalen Daten auskennt weiß, dass man diese verschieben, kopieren und verändern kann. So haben sie eine sehr geringfügige Beständigkeit, da sie ohne großen Aufwand angepasst werden können. Dem Finanzamt stellte sich also durch die digitale Buchhaltung das Problem, dass nicht prüfbar war ob eine Rechnung wirklich so ausgestellt wurde und nicht nachträglich noch bearbeitet worden ist.

Das Finanzamt hatte deshalb zwei Grundsätze die eine ganz fundamentale Bedeutung haben, wenn es um die elektronische Datenerfassung und Aufzeichnung geht.
Zum Einen müssen die Daten sicher sein und zum Anderen dürfen sie nichtmehr verändert werden können. Dies bedeutet also Beispielsweise, dass Ihr jederzeit in der Lage sein müsst, eine Geschäfts E-Mail so abzusichern, dass man diese nicht löschen oder verändern kann. Des Weiteren müsst Ihr auch sicherstellen, dass keine unberechtigte Person darauf zugreifen kann. Genau diese beiden Punkte werden in der GoBD Verordnung festgehalten und dargelegt.

Wieso ihr GoB und GoBD nicht verwechseln solltet

GoBD solltet ihr allerdings nicht mit GoB verwechseln, denn in der GoB werden lediglich die Grundsätze für die ordnungsgemäße Buchführung aufgeführt. In der GoBD hingegen werden nur die Regeln für die elektronische Buchführung präziser spezifiziert.

Es gibt eine thematische Aufteilung der GoB, die sich in folgende Grundlagen unterteilt:

• Abgrenzungsgrundsätze
• Grundsätze der ordnungsmäßigen Bilanzierung
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Der Vorgänger der GoBD hieß, wie oben schon erwähnt GoB. Welcher Unternehmer buchführungspflichtig war oder nicht wurde in den Grundsätzen der GoB klar geregelt. Ihr dürft nun aber nicht glauben, dass die GoBD für Euch nicht relevant ist, nur weil Ihr bisher nicht GoB- pflichtig gewesen seid. Die GoBD gilt für alle Unternehmer, egal ob Ihr eine Einnahmen-Überschussrechnung oder eine Bilanz erstellt und mit der Steuererklärung abgebt. Das heißt also zusammengefasst für Euch, dass die GoBD für alle Unternehmer und Selbständige gleichermaßen gilt. Dabei spielt keine Rolle, wie Ihr Eure Gewinne oder Verluste schlussendlich ermittelt. Auch Kleinunternehmen müssen eine Anwendung nach  (§ 19 UStG) der GoBD voraussetzen.

Diese Regeln sind bei der GoBD-Pflicht einzuhalten

Festgelegt ist, dass alle elektronischen Aufzeichnungen genau denselben Prinzipien und Regeln entsprechen müssen, wie dies bei händisch erstellten Aufzeichnungen der Fall ist.
Deshalb sollten Eure Unterlagen wie folgt aussehen:

• Sie müssen der Wahrheit entsprechen und müssen fortlaufend geführt werden (Die Belege, die Ihr aufbewahrt und archiviert, müssen die tatsächlichen Verhältnisse der Geschäftsvorfälle abbilden. Die Dokumente des Geschäftsvorteils müssen also wahrheitsgemäß sein. Damit meint die GoBD auch, dass alle notwendigen Angaben zur Kontierung enthalten sind. Selbstverständlich gehören dazu auch Daten wie Ust-ID, Leistungsdatum, Belegdatum etc.)
• Alle Geschäftsvorfälle müssen im Jahresabschluss aufgeführt sein
• Im Rahmen einer jährlichen Inventur müssen die tatsächlichen Bestände erfasst werden
• Die Unterlagen müssen zu jeder Zeit nachprüfbar und nachvollziehbar sein (Für eine GoBD konforme Aufbewahrung müssen alle Prozesse und Abläufe Protokoliert und dokumentiert werden. Das alles könnt Ihr in einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Vorlagen oder Formulare gibt es vom Gesetzgeber nicht, daher ist der beste Ansprechpartner Euer Steuerberater oder Dienstleister mit entsprechenden Kenntnissen)
• Sie müssen vollständig, richtig und zeitgemäß sein
• Außerdem müssen sie geordnet sein und es muss sichergestellt werden, dass sie unveränderbar sind (Damit der Steuerberater sich schnell innerhalb einer Buchführung orientieren kann, muss diese einer gewissen Ordnung unterliegen. Das bedeutet einfach nur, dass die Aufbewahrung nachvollziehbar sein muss. Im Einzelnen heißt das also zum Beispiel, dass BAR Einnahmen getrennt von bargeldlosen Vorfällen gespeichert werden müssen. Eine Ordnung bedeutet aber auch eine klare Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger und ggf. Geschäftsbereichen)
• Des Weiteren ist es wichtig, dass Ihr einen Beleg zu jedem Geschäftsvorfall vorlegen könnt -keine Buchung ohne Beleg( Dies ist ein Grundprinzip der GoBD. Das bedeutet jede Buchung muss nachvollziehbar sein und das kann nur durch die entsprechenden Belege gewährleistet werden)

Zeitnahe Buchung, wie funktioniert das bei der GoBD?

Die Regeln in der GoBD sagen aus, dass die Zahlung eines Kunden schnell verbucht werden muss. Jedoch stellt sich dann die Frage was heißt eigentlich „schnell“? Eine Woche oder doch ein ganzer Monat? Hier gilt die 10-Tage-Regel der GoBD. Trotzdem ist Vorsicht geboten, denn diese 10-Tage-Regel trifft nicht zu, wenn es sich um Bargeschäfte handelt. Bei diesen müssen Einnahmen wie auch Ausgaben täglich erfasst werden.

Welche Formate dürfen bei den GoBD verwendet werden?

Das Bundesfinanzministerium hat festgelegt, dass Dokumente auch auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen (Zum Beispiel auf Magnetband, Diskette, CD-ROM, Festplatte). Es muss immer sicher sein, dass Unterlagen die Ihr bildlich oder inhaltlich gespeichert habt mit allen anderen Unterlagen übereinstimmen. Der eigentlich wichtigste Punkt ist, dass jede Form der Aufbewahrung sich danach richtet wie die Datei entstanden ist oder in welcher Form Ihr die Datei erhalten habt. Wenn ihr zum Beispiel eine Datei wie eine Rechnung erhaltet, welche auf einer Festplatte in einem PDF Format gespeichert ist, müsst ihre diese ebenso im PDF-Format abspeichern und aufbewahren.

Achtung bei der Aufbewahrung einer E-Mail!

Besonders vorsichtig müsst Ihr bei den GoBD mit E-Mails sein, denn hier gilt, dass sich die Form der Aufbewahrung nach Inhalt und der Funktion der E-Mail richtet. Dies heißt also im Klartext, wenn Ihr eine E-Mail in Form eines Geschäftsbriefes verschickt, müsst Ihr diese aufbewahren. Hängt Ihr aber an eine E-Mail eine Rechnung, (egal ob als PDF oder Word-Datei) müsst Ihr die Datei (die Rechnung) aufbewahren, aber nicht die eigentliche E-Mail. Ausnahme hierfür ist nur, wenn Ihr in Eurer E-Mail außer einer Rechnung noch andere relevante Fakten als Inhalt stehen habt, wie zum Beispiel eine Absprache die sich auf den Vertrag/ die Erstellung des Vertrages bezieht.

Gibt es eine Möglichkeit das Ganze zu vereinfachen?

Zum Glück gibt es mittlerweile mehrere Softwarelösungen. Eine davon ist kiroku. Mit kiroku können alle relevanten Dokumenttypen schnell und unkompliziert erstellt werden. Hinzu kommt, dass kiroku GoBD konform und schnell arbeitet. Außerdem lässt sich kiroku problemlos in bestehende Systeme einbinden, ohne das für kiroku direkt die gesamte Software Landschaft angepasst werden muss.

Ein weiterer Aspekt ist, dass Euch kiroku auch bei der Umstellung auf die E-Rechnung behilflich sein kann. Weitere Informationen zu dem Thema findet Ihr im Artikel Was ist überhaupt eine E-Rechnung?.

Wenn Ihr mehr zu kiroku erfahren wollt, oder einfach wissen wollt wie eure Dokumente in kiroku umgesetzt werden, schaut gerne hier vorbei.

Beitragsbild – by Patrick Tomasso on Unsplash